Основними етапами створення діловодства з нуля є:

  • організація документообігу (оптимального руху готових документів всередині організації);
  • створення документів (документування діяльності);
  • забезпечення зберігання документів і їх використання.

Як правило, в складанні і оформленні документів беруть участь багато співробітників організації. Організація документообігу відноситься цілком до зони відповідальності служби діловодства, причому вона може мати різні назви в залежності від покладених функцій, розміру організації і суб’єктивних переваг керівництва – загальний відділ, канцелярія, управління справами та ін., В маленькій фірмі найчастіше виконання всієї роботи делегується секретарю .

Розробка внутрішньої документації (трудових, колективних договорів, контрактів, посадових інструкцій, наказів тощо) підприємства за трудовим правом;

На порозі підвищення: з секретарів – в начальники відділу ДОУ

Від секретаря до канцелярії: організуємо підрозділ по роботі з документами

Одна канцелярія на кілька юридичних осіб

Регламенти з діловодства: найнеобхідніші і просто корисні

Перш за все потрібно визначитися щодо єдиних правил роботи з документами. Найкраще закріпити їх в інструкції з діловодства. Необхідно враховувати, що в сучасному діловодстві дуже багато що визначає безпосередньо сама організація, оскільки часто нормативні акти призводять лише рекомендації.

Для виконання наміченого службі діловодства потрібно розробити два основних документи:

  • інструкцію з діловодства, яка закріплює прийняті всередині організації правила роботи з документами на всіх етапах роботи з ними;
  • номенклатуру справ, яка представляє собою систему угруповання документів у справи, а також використовується для обліку документів тимчасових термінів зберігання, їх відбору до передачі в архів або на знищення.

Якщо організація тільки починає свою діяльність або розробка інструкції з діловодства на даному етапі здається непідйомним заняттям, то тимчасово можна обмежитися положеннями (регламентами і т. П.) За окремими напрямами, які затверджуються наказами керівника.

Наша порада. Починати будь-яку роботу слід з вивчення необхідного мінімуму нормативно-методичних документів.

ОТРИМАННЯ ДОКУМЕНТІВ, ПЕРВИННА ОБРОБКА, ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД

Як правило, всі перераховані нижче роботи виконуються службою діловодства.

Документи можуть бути отримані поштою, телеграфом, електронною поштою, через факсимільний зв’язок або доставлені кур’єром. Перш за все перевіряють, за адресою чи доставлена ​​пошта. Після розтину конверта необхідно переконатися в наявності повного пакета документів – всіх сторінок листа і додатків при їх наявності. Помилково доставлені листи повертають на пошту або пересилають за вказаною на них адресою. Конверт з позначкою «Особисто» передають адресату, не розкриваючи.

Якщо є значне пошкодження упаковки або виявлено відсутність важливих документів, то складають акт у довільній формі (один примірник направляють відправнику, другий прикладають до отриманих документів). Крім того, можна проставити на документі відмітку про отримання без додатків, а потім додатково запросити відсутні документи у відправника.

Конверти зазвичай не зберігають через відсутність практичної потреби і значного збільшення обсягу формованих справ. Однак є винятки. Конверт зберігають в наступних випадках:

  • адреса вказана тільки на конверті, в документі він відсутній або не читається;
  • в отриманому документі не проставлено дату або вона має значну розбіжність з датою одержання листа;
  • дата на конверті дозволяє довести час отримання документів (це актуально для судових документів і деяких інших).

Залежно від встановленого розподілу обов’язків в організації підсумки документи направляють:

  • керівнику;
  • його заступникам;
  • відразу безпосередньо до підрозділів.

При цьому керуються принципом: керівництву необхідно доставляти важливі документи і позбавити його від потоку другорядних, що мають оперативне значення. Які документи є важливими – вирішують у кожному випадку індивідуально, спираючись на думку керівництва.

У РЕЄСТРАЦІЮ ВХОДЯТЬ ДОКУМЕНТИ

Реєстрації підлягають вхідні документи, які вимагають виконання або які належить використовувати в довідкових цілях. Це означає, що слід реєструвати абсолютно всі документи, що поступили за винятком внесених в особливий список. Такий список готують, провівши аналіз зазвичай надходить на пошту. Його включають в інструкцію з діловодства або затверджують наказом керівника як самостійний документ.

Приблизний перелік нереєструючих документів:

  • друковані видання (журнали, газети, брошури);
  • копії інформаційних документів і рекламні матеріали;
  • поздоровлення;
  • запрошення;
  • прейскуранти.